خلاصه
اگر یک فریلنسر باشید، یک مدیر داخلی و یا کسی که به‌تازگی به سمت مدیریت رسیده است،
یادگیری اصول ابتدایی مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا کارتان را بهتر مدیریت کنید.
برای "مدیریت کردن" یک پروژه لازم نیست مدیر پروژه باشید.
اگر یک فریلنسر باشید، یک مدیر داخلی و یا کسی که به‌تازگی به سمت مدیریت رسیده است،
یادگیری اصول ابتدایی مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا کارتان را بهتر مدیریت کنید.
در این مقاله، شما یاد خواهید گرفت که چگونه یک پروژه را از ابتدا تا
انتها برنامه‌ریزی و مدیریت کنید. به‌طور جزئی، این موارد را مطالعه می‌کنیم:
- مدیریت پروژه چیست؟
- اهمیت مدیریت پروژه
- نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود در تیم‌های پروژه
- فازهای چرخه حیات پروژه
- روش‌های مدیریت پروژه
- مراحل موجود در فرآیند مدیریت پروژه
- ابزارهای مدیریت پروژه
اصول ابتدایی مدیریت پروژه
قبل از اینکه به مراحل نگاهی بیندازیم، ابتدا باید با اصول مدیریت پروژه آشنا شویم.
مدیریت پروژه فرآیندی است که طی آن یک پروژه برنامه‌ریزی، ردیابی،
کنترل و گزارش‌دهی می‌شود. هر پروژه دارای تاریخ شروع و تاریخ پایان مشخص است. علاوه بر این،
یک پروژه، یک محصول قابل تحویل خاص تولید می‌کند. فرآیندهای اثبات شده مدیریت پروژه،
به حرکت پروژه به سمت اتمام کمک می‌کنند. این فرایندها شامل موارد زیر می‌شوند:
- برنامه‌ریزی و زمانبندی
- مدیریت منابع
- مدیریت ریسک
- مدیریت و نظارت بر وظایف
- گزارش‌نویسی
مدیران پروژه وظیفه برنامه‌ریزی و اجرای یک پروژه را به همراه تیم پروژه دارند
تا بتوانند محصول مورد نظر را ارائه دهند و انتظارات ذی‌نفعان را برآورده کنند.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
طبق گزارشPMI ، سازمان‌هایی که برای مدیریت پروژه ارزشی قائل نیستند،
67 درصد پروژه‌های ناموفق بیشتری دارند.
همچنین، همان گزارش نشان می‌دهد که مدیریت ضعیف پروژه می‌تواند
منجر به هدر رفتن 11 درصد از سرمایه شرکت شود. با در نظر گرفتن تمامی این پیامدها،
پیروی از روش‌های متداول مدیریت پروژه نباید کار پیچیده‌ای باشد.
در اینجا دلایل اهمیت مدیریت پروژه ذکر شده است:
- هماهنگی بین تیم و پروسه‌ی تحویل کار را تضمین می‌کند
- وظیفه رهبری و مسیر پروژه‌ها را تعیین می‌کند
- ارتباط راحت بین تیم پروژه و مشتریان را تضمین می‌کند
- یک نقشه راه برای اجرای پروژه‌ها و دستیابی به اهداف تجاری ایجاد می‌کند
- فرایند برنامه‌ریزی را با ارائه برآوردهای کاری دقیق بهبود می‌بخشد
- اطمینان حاصل می‌کند که یک پروژه طبق برنامه پیش می‌رود
- باعث یادگیری از پروژه های گذشته می‌شود
- ریسک‌های موجود در تحویل پروژه را کاهش می‌دهد
نقش ها و مسئولیت های مدیریت پروژه
یک پروژه در انزوا شکل نمی‌گیرد. برای اجرای یک پروژه به افراد مختلفی نیاز دارید
و این افراد باید نقشی کاملاً مشخص داشته باشند.
بیایید به نقش ها و مسئولیت های مشترک در مدیریت پروژه نگاهی بیندازیم:
- اعضای تیم: اعضای تیم افراد متخصصی هستند که مسئولیت اجرای پروژه و تولید محصول قابل تحویل بر عهده آنهاست
- تأمین کنندگان: تأمین‌کنندگان اغلب تیم‌های خارجی هستند که بخشی از پروژه را وقتی که منابع داخلی یا اعضای تیم در دسترس نیستند، به دست می‌گیرند.
- مدیر پروژه: مدیران پروژه وظیفه برنامه‌ریزی، ردیابی و کنترل پروژه را بر عهده دارند. علاوه بر این، آنها اعضای تیم را رهبری، تامین‌کنندگان را مدیریت و پروژه را به سمت تکامل هدایت می‌کنند.
- مدیر برنامه: مدیران برنامه مسئول مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط هستند. یک یا چند مدیر پروژه به مدیر برنامه گزارش می‌دهند.
- اسپانسر پروژه:اسپانسرهای پروژه مدیران ارشدی هستند که در مورد محصولات ارائه شده به مشتری پاسخگو هستند و تنها نقطه تماس تیم و مشتریان می‌باشند.
- مدیر نمونه کارهای پروژه(مدیر پورتفولیو): مدیران پورتفولیو، پروژه های یک یا چند مشتری را در سراسر سازمان مدیریت می کنند.
- سهامداران: سهامداران افرادی هستند که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تأثیر پروژه قرار می گیرند. ورودی و بازخورد آنهاست در شکل‌گیری محصولات قابل تحویل پروژه مهم‌اند./li>
- مشتریان: در نهایت یک پروژه به مشتری‌هایی تحویل می‌شود که هزینه آن را پرداخت می‌کنند.
چهار مرحله مدیریت پروژه چه هستند؟
در قدم بعدی، باید با چهار مرحله چرخه عمر یک پروژه آشنا شویم. از ابتدا تا انتها، هر پروژه این چهار مرحله را طی می کند:
- مرحله آغازین: این مرحله در مورد درک اهداف، دامنه، مخاطرات و اولویت‌های یک پروژه است.
- مرحله برنامه ریزی: در این مرحله فعالیت‌های پروژه و منابع مورد نیاز شناسایی می‌شوند. همچنین، مدیران یک جدول زمانی تخمینی برای انجام پروژه ترسیم می‌کنند.
- مرحله اجرا: اعضای تیم متخصص گرد هم می‌آیند و طرح پروژه را به موارد قابل تحویل تبدیل کرده و پیگیری پیشرفت پروژه توسط مدیران صورت می‌پذیرد.
- مرحله پایانی: تیم‌ها محصولات را تحویل می‌دهند، عملکرد پروژه را تجزیه و تحلیل می‌کنند و در نهایت منحل می‌شوند تا برای پروژه‌های بعدی آماده باشند.
روش‌های مدیریت پروژه
نحوه اجرای این چهار مرحله به شما و تیم شما بستگی دارد. با این وجود، طی سال‌ها و با کسب تجربه، متخصصان مدیریت پروژه روش‌های آزموده‌ای یافته‌اند که می توانند زندگی را برایتان ساده‌تر کنند. سه روش مدیریت پروژه مطرح شده در بین تیم‌ها محبوب هستند:
- آبشار: روش آبشار از رویکردی خطی برای مدیریت پروژه پیروی می‌کند. در این روش، نیازها را با جزئیات جمع آوری کنید، برنامه ریزی کنید، یک راه حل بسازید، آزمایش کنید و آنها را تحویل دهید. این روش زمانی که نیازها مشخص باشند بسیار عالی عمل می‌کند.
- چابک:روش مدیریت پروژه چابک از یک رویکرد تکرار شونده (ترجیعی) پیروی می‌کند. هر مرحله از پروژه دارای جدول زمانی است و قسمت‌های کامل شده‌ی پروژه به صورت دوره‌ای تحویل داده می‌شوند. این روش برای پروژه‌ای که می‌خواهید سریع نتیجه‌اش را ببینید و می توان آنها را از بر پایه‌ی تکرار پروسه‌ها ساخت، محبوبیت بالایی دارد.
- ناب: مدیریت پروژه ناب(به عنوان لاغر و بدون زائده هم معنی می‌شود) یک رویکرد تکرار شونده است که بر کاهش ضایعات تمرکز دارد. روش لاغر سعی می‌کند سه نوع پسماند را کاهش دهد: فعالیت های بی‌فایده، فشار بیش از حد روی اعضای تیم و توزیع نابرابر بار کاری.
چگونه می توان یک پروژه را از ابتدا تا انتها مدیریت کرد؟
چرخه عمر پروژه به شما نمای واضحی از مراحل طی شده در خلال یک پروژه را می‌دهد. در عمل، در هر یک از این مراحل نکات و جزییات متعددی وجود دارند.
مرحله آغازین
همانطور که بالاتر گفتیم، مرحله آغازین در مورد درک پروژه است. این مرحله شامل جلسات، بحث‌ها و مستندات می‌شود. با این وجود، برنامه ریزی بسیار کمی در این مرحله صورت می‌گیرد. نقش‌های سطح بالا از جمله مشتریان، سهامداران سمت مشتری، حامیان مالی پروژه و مدیران پروژه در این مرحله دخیل هستند. قدم‌های اصلی مربوط به این مرحله عبارتند از:
قدم اول: اهداف پروژه و اقلام قابل تحویل را شناسایی کنید.
جلسه شروع یک پروژه، فرآیند مدیریت پروژه را آغاز می‌کند. تمام عوامل سطح بالای پروژه در این جلسه شرکت می‌کنند. هدف این جلسه شناسایی اهداف و اقلام قابل تحویل پروژه از دید مشتریان است. در پایان این قدم، اهداف اصلی و اقلام قابل تحویل نهایی و ثبت می‌شوند.
قدم دوم: خطرات، محدودیت‌ها و اولویت‌های پروژه را مشخص کنید.
پس از ثبت اهداف سطح بالا، زمان آن فرا می‌رسد که تمام متغیرهای داخلی و خارجی‌ای که می توانند بر پیشرفت پروژه تأثیر منفی بگذارند را شناسایی کنید. این متغیر‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- مخاطرات: عواملی که بر اهداف، برنامه یا بودجه پروژه تأثیر منفی می‌گذارند.
- محدودیت‌ها:عواملی که اجرای پروژه را محدود می‌کنند، از جمله بودجه، برنامه تحویل و یا منابع.
- الویت‌ها: عواملی مانند وابستگی بین فعالیت‌های پروژه که نظم پروژه را تحت تأثیر قرار می‌دهند.
شناسایی زود هنگام این تهدیدها می‌تواند به شما در مدیریت ریسک و برنامه‌ریزی بهتر برای پروژه کمک کند.
قدم سوم: دامنه پروژه را تعیین کنید
اکنون که همه عواملی را که می‌توانند روی پروژه
شما تأثیر بگذارند را شناختید، می توانید اهداف و اقلام قابل تحویل را به چندین
فعالیت مجزا تقسیم کنید. بر اساس محدودیت‌های مشخص شده در قدم دوم
، مرزهای دامنه مسوولیت تعیین می‌شوند. دامنه پروژه تعیین می‌کند که پروژه شامل چه مواردی شود
. قبل از ادامه کار، مستند کردن دامنه توافق شده با مشتری و ثبت آن بسیار مهم است.
عدم انجام این کارها منجر به خزش دامنه می شود. علاوه بر این، خزش دامنه منجر به تحویل
بیش از اندازه، مدیریت ضعیف و در نهایت شکست پروژه می‌شود. اگرچه می توانید خزش دامنه
را مدیریت کنید، ولی بهتر است در همان مرحله اجرا اجازه ندهید دامنه پروژه شما افزایش یابد.
قدم چهارم: برای پروژه پروپوزال بنویسید
پروپوزال پروژه شامل بودجه و جدول زمانبندی براساس دامنه پروژه است. بر خلاف طرح یک پروژه، که شامل یک برنامه سرشار از جزئیات است، پروپوزال شامل یک برنامه سطح بالا(کلی و مدیریتی) می‌شود. در پایان مرحله آغازین، اسپانسر و مدیر پروژه این پروپوزال را به مشتریان ارائه می‌دهند.
مرحله برنامه‌ریزی:
به محض اینکه مشتری پروپوزال را تایید کند، پروژه وارد مرحله برنامه‌ریزی می‌شود. توجه به این نکته مهم است که برنامه ریزی پروژه یک فعالیت تک مرحله‌ای در چرخه عمر پروژه نیست. اهداف مشتری ممکن است تغییر کنند، منابع از دسترس خارج شوند و اشتباهاتی در تخمین‌ها رخ دهد. به همین دلیل، برنامه‌ریزی یک فعالیت مداوم است که در طول چرخه عمر پروژه اتفاق می افتد. با علم به این موارد، ممکن است لازم باشد برنامه‌های خود را بازنگری کرده و متناسب با این تغییرات تنظیم کنید. قدم‌های مرحله برنامه‌ریزی عبارتند از:
قدم پنجم: ساخت نقشه راه پروژه
برای ساختن نقشه راه پروژه، فعالیت‌های سطح بالای(کلی) پروژه که در پروپوزال پروژه مشخص شده‌اند، روی جدول زمانی ترسیم می‌شوند. سپس نقشه راه پروژه با استفاده از نمودارهای گانت ارائه داده می‌شود. هنگام ساخت نقشه راه پروژه، مدیر پروژه باید ریسک‌ها، محدودیت‌ها و اولویت‌های مستند شده در پروپوزال را در نظر بگیرد. علاوه بر این، مدیران پروژه باید نگاهی به تخصیص منابع داشته باشند.
برای پروژه های بزرگتر، جدول زمانی به چند مرحله تقسیم می‌شود. در پایان هر مرحله، تیم پروژه برخی از موارد قابل تحویل را به مشتری تحویل می‌دهد. پایان یک مرحله، یک نقطه عطف است. نقاط عطف در واقع، ایستگاه‌های بازرسی برای ارزیابی پیشرفت پروژه هستند. یک مدیر پروژه نقشه راه پروژه را می‌سازد و آن را برای تأیید به مشتری ارائه می‌دهد.
قدم ششم: ساخت طرح دقیق پروژه
هنگامی که مشتری نقشه راه پروژه را تأیید کرد، یک مدیر پروژه با تقسیم کردن فعالیت‌های نقشه راه، یک طرح پروژه وظیفه محور برای اعضای تیم ایجاد می‌کند. وظایف کاری اعضای تیم، فعالیت‌های سطح پایین پروژه هستند. اعضای تیم وظایفی را بر عهده می‌گیرند و مسئول تکمیل آنها می‌شوند. به همین دلیل یک وظیفه، باید شامل تمام اطلاعات لازم برای آن عضو از تیم برای انجام وظیفه مذکور باشد.
مرحله اجرا
پس از آن که طرح اولیه و منابع پروژه آماده شدند، پروژه وارد مرحله اجرا می‌شود. اینجاست که کار اجرایی واقعی اتفاق می‌افتد. اعضای تیم متخصص روی وظایف برنامه‌ریزی شده کار کرده و آنها را از لیست کارهای پیش رو به لیست انجام شده‌ها منتقل می‌کنند. با این حال، مدیریت وظایف صرفا آنچه در این مرحله اتفاق می افتد نیست. یک مدیر پروژه همچنین باید:
- طرح برنامه را براساس تغییرات ارزیابی و تنظیم کند
- پیشرفت پروژه را اطلاع‌رسانی کند.
قدم هفتم: مدیریت وظایف و پیگیری پیشرفت پروژه
مدیریت وظایف شامل مدیریت جریان کار و نظارت بر پیشرفت کار است. جریان وظایف کار، زنجیره‌ای از مراحل است که در طی آن یک کار از برنامه‌ریزی به سمت کامل شدن پیش می‌رود. جریان کار می تواند به سادگی مسیر "در برنامه انجام - در حال انجام - انجام شده" باشد. یا می‌تواند مثل جریان کارهای پروژه‌های نرم‌افزاری شامل قدم‌های پیچیده‌‌تری نیز بشود. به عنوان مدیر پروژه، شما وظیفه دارید از این که تیمتان تمام امکانات لازم برای انجام وظایفش را در اختیار دارد، اطمینان حاصل کنید. دومین فعالیتی که یک مدیر پروژه باید بر آن نظارت کند، پیگیری پیشرفت کار است. تاخیر در انجام وظایف گاهی اوقات ممکن است کل پروژه را از مسیر اصلی خارج کند.
قدم هشتم: طرح پروژه را بررسی و تنظیم کنید
پروژه با انجام شدن وظایف، دستیابی به نقاط عطف و تحویل محصولات به مشتریان، به سمت پایان می‌رود. با این حال، اغلب اوقات این اتفاقات طبق برنامه پیش نمی‌روند. تخمین‌ها اشتباه از آب در می‌آیند، تأمین کنندگان ددلاین‌ها را را از دست می‌دهند و یا اولویت‌های مشتری تغییر می‌کنند .به همین دلیل است که حداقل بعد از رسیدن به هر نقطه عطف، مدیر پروژه باید پیشرفت پروژه را بررسی کند. اولویت‌ها و در دسترس بودن منابع را مرور کند. و سپس، طرح و زمانبندی پروژه را متناسب با آن تنظیم کند.
قدم نهم: پیشرفت پروژه را اطلاع رسانی کنید
مدیران پروژه بیشتر وقت خود را صرف مدیریت وظایف و بررسی برنامه‌ها می کنند. با این حال، آنها همچنین نیاز دارند که هر از چندگاهی پیشرفت پروژه را با همه ذی‌نفعان در میان بگذارند. به طور معمول، اسپانسر پروژه این کار را در پایان یک مرحله یا رسیدن به یک نقطه عطف انجام می دهد.
به روز نگه داشتن مشتری‌ها راجع به وضعیت پیشرفت پروژه، فواید زیر را دارد:
- پیشرفت را به مشتری نشان می‌دهد و از هر گونه غافلگیری در مرحله آخر جلوگیری می‌کند
- فرصتی را برای مشتری فراهم می‌کند تا محصولات قابل تحویل را بررسی کند و اولویت ها را بر اساس آنها تنظیم کند
- رصتی برای تیم پروژه است تا با دریافت بازخورد از سمت ذی‌نفعان بتواند اصلاحاتی را در صورت لزوم اعمال کند
یک مدیر پروژه گزارش‌هایی راجع به وضعیت کار برای اطلاع رسانی در مورد پیشرفت پروژه ایجاد می‌کند. این گزارش‌ها می‌توانند یک ایمیل ساده یا یک سند مفصل باشند.
مرحله پایانی
سرانجام، پس از جلب رضایت مشتریان از نتایج و پایان تحویل، نوبت به بستن پروژه می‌رسد.
قدم دهم: تحویل محصولات، تجزیه و تحلیل عملکرد و آزادسازی منابع
فعالیت‌های این مرحله عبارتند از:
- تحویل محصولات: تیم پروژه موارد قابل تحویل از جمله اسناد و کتابچه‌های راهنما را به مشتری تحویل می‌دهد.
- تجزیه و تحلیل عملکرد:تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه به تیم کمک می‌کند تا از تجربه پروژه درس بگیرد.
- آزادسازی منابع: مدیر پروژه، اعضای تیم و سایر منابع تخصیص یافته را دوباره به لسیت منابع در دسترس سازمان اضافه می‌کند.
مهمترین مسئولیت مدیر پروژه در اینجا تجزیه و تحلیل عملکرد تیم پروژه است. این کار دو هدف دارد: اول جشن گرفتن پایان موفقیت آمیز پروژه و دوم استفاده از تجربیات کسب شده برای استفاده در پروژه‌های آتی است. سرانجام اعضای تیم، یادگیری‌های حاصل از پروژه را مستند می‌کنند. این امر به مدیریت چالش‌های مشابه و اجتناب از اشتباهات در پروژه‌های دیگر کمک شایانی می‌کند.
بهترین ابزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه نه تنها به مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند، بلکه وظیفه‌ی ارتباط بین تیم و مشتریان را نیز بر عهده دارد. انتخاب یک ابزار مدیریت پروژه به بودجه و نیازهای تیم شما هم وابسته است. با این وجود، قابل اطمینان بودن، سهولت استفاده و سهولت ادغام از مهمترین معیارهایی است که رهبران یک پروژه برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه در نظر می‌گیرند.